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企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之三

http://www.ggmww.com　 2014-2-13 14:58:48　 來源：財政部

從規(guī)范走向引導
——企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之三 

    一、有關背景

    電算化時代，信息技術是工具，是會計人員手腦功能的延伸。會計人員的思維、方法、流程、手段也就成為會計軟件擺脫不了的框框。因此，電算化就是手工核算的模擬，其過程對每個企業(yè)來說都是基本相同的。過去發(fā)布的會計電算化相關文件正是基于這一理念而制定，更多地反映了對電算化核算過程的規(guī)范，統(tǒng)一性、強制性要求多。

    信息化不同于電算化。信息化時代，信息技術不僅是工具，更是企業(yè)經營管理的環(huán)境，是企業(yè)組織會計工作應當考慮的眾多因素之一。而每個企業(yè)面臨的環(huán)境因素是不同的，信息技術和其他環(huán)境因素相互影響和適應，共同決定著不同的會計方法、流程、組織結構，以及會計與其他經營管理活動的關系。因此，過去的一些政策理念和方法已經不適應，甚至阻礙了會計信息化的進一步發(fā)展。

    《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱工作規(guī)范）順應了信息化時代的要求，擺脫了“模擬手工”的電算化思維，在很多方面突破了過去規(guī)定和現(xiàn)行做法。同時，工作規(guī)范把會計信息化放在企業(yè)整體經營管理環(huán)境中，重視會計與其他業(yè)務活動的有機聯(lián)系，強調會計信息化帶來的工作流程和模式的革新，以及信息化與制度環(huán)境的互動。對于企業(yè)如何充分合理利用信息技術，提高會計管理水平，工作規(guī)范以引導、啟發(fā)為主，由企業(yè)根據(jù)自身情況決定工作內容和進度。

    從規(guī)范到引導，體現(xiàn)了信息化地位作用的演進，更體現(xiàn)了“轉變政府職能”、“減少政府對微觀事務管理”的要求。

    二、條文解讀

    工作規(guī)范第三章“企業(yè)會計信息化”對企業(yè)開展會計信息化工作各方面提出了要求。下面逐條予以說明：

    第二十一條  企業(yè)應當充分重視會計信息化工作，加強組織領導和人才培養(yǎng)，不斷推進會計信息化在本企業(yè)的應用。

    除本條第三款規(guī)定外，企業(yè)應當指定專門機構或者崗位負責會計信息化工作。

    未設置會計機構和配備會計人員的企業(yè)，由其委托的代理記賬機構開展會計信息化工作。

    企業(yè)開展會計信息化工作，首先需要組織、機構和人員的保障。該條對此提出了原則性要求。

    會計是企業(yè)各方面經營管理信息匯聚的樞紐，規(guī)模越大的企業(yè)，會計信息化涉及的部門、業(yè)務、流程就越多、需要協(xié)調的關系就越復雜。因此，大型企業(yè)的會計信息化項目，其建設實施應當由具有足夠權限的企業(yè)負責人來領導，重大事項需要企業(yè)主要負責人主持決策。

    對于具體負責會計信息化工作的主體，企業(yè)可以有多種選擇：小微企業(yè)可以指定會計部門或者會計人員負責，或者把會計信息化工作交由代理記賬機構；大中型企業(yè)可以在會計部門、信息技術部門內部設立專門機構或者崗位負責，或者設置獨立于兩部門的專門部門負責。

    會計信息化是財務會計、財務管理、內部控制和信息技術的深度融合，需要復合型人才。對于大中型企業(yè)來說，會計信息化建設還必須有熟悉本企業(yè)情況的復合型人才。只有熟悉本企業(yè)情況，才能制定出切合實際的信息化方案，以及能在本企業(yè)貫徹推行的配套制度體系。否則，會計信息化可能與企業(yè)經營成為“兩張皮”，造成建設失敗和投資浪費。

    第二十二條  企業(yè)開展會計信息化工作，應當根據(jù)發(fā)展目標和實際需要，合理確定建設內容，避免投資浪費。

    盡管信息化是方向，但信息化作為企業(yè)經營的環(huán)境因素，需要與企業(yè)發(fā)展所處階段、規(guī)模、內部文化、組織架構、員工素質、法律、監(jiān)管等其他環(huán)境因素相互配合，因地制宜地推進，不能“趕時髦”，追求“一步到位”。因此，在整體規(guī)劃的前提下，會計信息化建設內容可以分階段逐步完善，根據(jù)企業(yè)經營發(fā)展的需要分模塊搭建。

    第二十三條  企業(yè)開展會計信息化工作，應當注重信息系統(tǒng)與經營環(huán)境的契合，通過信息化推動管理模式、組織架構、業(yè)務流程的優(yōu)化與革新，建立健全適應信息化工作環(huán)境的制度體系。

    前面多次提到，信息技術與其他環(huán)境因素要相互適應配合，共同對企業(yè)經營管理構成影響。同時，會計也是企業(yè)牽一發(fā)而動全身的工作。實踐證明，決定會計信息化成敗的不是“建”而是“用”。設計上再完美的信息系統(tǒng)，如果不適應企業(yè)實際情況，沒有相應的制度支撐配合，沒有處理好內外部利益關系，沒有得到用戶部門的支持，就可能成為擺設，甚至帶來負面效應。

    因此，企業(yè)推進會計信息化，不僅要考慮系統(tǒng)建設本身，還要研究管理模式、組織架構、業(yè)務流程是否契合。信息系統(tǒng)的建設實施過程，往往也是會計工作變革的過程。變革的關鍵是相關部門和崗位的認識要統(tǒng)一，而最終結果則要以制度的形式來反映和固化。只有認識統(tǒng)一、制度保障前提下的系統(tǒng)，才可能運行良好，發(fā)揮預期的效益。

    第二十四條  大型企業(yè)、企業(yè)集團開展會計信息化工作，應當注重整體規(guī)劃，統(tǒng)一技術標準、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)，實現(xiàn)各系統(tǒng)的有機整合，消除信息孤島。

    信息化的優(yōu)勢在于信息的共享和集中，企業(yè)經營管理發(fā)展到一定層次，必然要求信息更高層次的共享和更大范圍的集中。因此，企業(yè)會計信息化建設，功能可以逐個模塊地搭建，范圍可以從局部到全面，但是規(guī)劃必須是整體性的，技術標準必須是統(tǒng)一的。對大型企業(yè)，特別是地域分布廣、分支機構、核算層級眾多的企業(yè)集團來說尤其如此。這就要求各部門、各單位的系統(tǒng)不能各自為政，必須為將來的整合做好準備，必須采用一種“語言”說話。這樣，未來各個系統(tǒng)之間才能“對話”，信息化的優(yōu)勢也才能充分發(fā)揮。否則，各種系統(tǒng)就會成為一個個“孤島”，相互間沒有聯(lián)系�；蛘叱蔀橐粋�個“煙囪”，信息只向上通，沒有橫向聯(lián)系。

    信息化建設，無論是企業(yè)還是政府，無論是會計領域還是其他業(yè)務領域，也無論是國內還是國外，大量經驗和教訓都說明一點：整體規(guī)劃和統(tǒng)一標準很重要。沒有規(guī)劃和標準，一開始可能省事了，但未來到了必須整合的時候，就會花成倍的精力去處理系統(tǒng)間不兼容問題。為了整合不得不廢棄原有系統(tǒng)重復建設的情況也時有發(fā)生。而這種情況下，組織和人員對原有系統(tǒng)的依賴性和慣性，更會對新系統(tǒng)的實施形成阻力。

    因此，大型企業(yè)開展會計信息化建設，無論從一開始就采取統(tǒng)建方式，還是“先分后統(tǒng)”方式，都要有頂層設計，要在統(tǒng)一領導下進行。要有統(tǒng)一的技術標準，編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)。其中，技術標準主要是指用于交換的數(shù)據(jù)格式；編碼規(guī)則是指企業(yè)對各類業(yè)務概念的統(tǒng)一定義，又稱為數(shù)據(jù)字典（例如會計科目表）；系統(tǒng)參數(shù)則是指為完成特定業(yè)務處理或者控制功能而需要自上而下傳遞的數(shù)據(jù)。例如，對于經理可以審批的費用限額、某類固定資產的折舊方法和折舊年限等，企業(yè)總部制定標準后可以傳遞至各級系統(tǒng)中，這就需要統(tǒng)一定義相關系統(tǒng)參數(shù)。

    第二十五條  企業(yè)配備的會計軟件應當符合本規(guī)范第二章要求。

    提供合格的會計軟件是軟件供應商的責任。企業(yè)同樣也負有使用合格軟件的責任。兩者不能相互替代。

    企業(yè)的這一責任有兩種情況：如果企業(yè)自己開發(fā)會計軟件，則開發(fā)的軟件應當符合工作規(guī)范的要求；如果企業(yè)外購會計軟件，則應當選擇符合工作規(guī)范要求的產品。否則，企業(yè)可能面臨工作規(guī)范第四十四條規(guī)定的處理措施。

    企業(yè)可以參閱工作規(guī)范解讀之二《會計軟件的規(guī)矩方圓》，詳細了解對會計軟件的要求。

    第二十六條  企業(yè)配備會計軟件，應當根據(jù)自身技術力量以及業(yè)務需求，考慮軟件功能、安全性、穩(wěn)定性、響應速度、可擴展性等要求，合理選擇購買、定制開發(fā)、購買與開發(fā)相結合等方式。

    定制開發(fā)包括企業(yè)自行開發(fā)、委托外部單位開發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)。

    該條主要是提示企業(yè)進行會計軟件配備方式決策時應當考慮的因素。成本是企業(yè)決策的重要因素，但除此之外，軟件功能、安全性、穩(wěn)定性等因素也很重要。企業(yè)應當衡量自身技術力量以及外部開發(fā)單位能否有效滿足上述各項要求。

    第二十七條  企業(yè)通過委托外部單位開發(fā)、購買等方式配備會計軟件，應當在有關合同中約定操作培訓、軟件升級、故障解決等服務事項，以及軟件供應商對企業(yè)信息安全的責任。

    該條是提示企業(yè)在軟件配備中不可忽略對相關服務的需求。會計軟件不同于一般商品軟件，要保障軟件的正常使用以及會計工作的持續(xù)開展，相關服務不可缺少。對信息安全責任的承諾，也是供應商服務的重要部分。而一些軟件廠商可能重產品而輕服務，小微企業(yè)由于經驗不足也可能在購買產品時忽略相關服務問題。

    第二十八條  企業(yè)應當促進會計信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)的一體化，通過業(yè)務的處理直接驅動會計記賬，減少人工操作，提高業(yè)務數(shù)據(jù)與會計數(shù)據(jù)的一致性，實現(xiàn)企業(yè)內部信息資源共享。

    信息化的趨勢之一是不同業(yè)務系統(tǒng)的集成。過去，企業(yè)經營數(shù)據(jù)可能需要先導出，經格式轉換、分類匯總等人工處理后再導入或者輸入會計系統(tǒng)�，F(xiàn)在，業(yè)務系統(tǒng)與會計系統(tǒng)互聯(lián)后，業(yè)務發(fā)生時，業(yè)務系統(tǒng)就可以將數(shù)據(jù)直接推送給會計系統(tǒng)。會計系統(tǒng)根據(jù)這些數(shù)據(jù)，按照既定規(guī)則生成記賬憑證并自動記賬。這一過程就是業(yè)務直接驅動的記賬。它的優(yōu)勢：一是提高效率；二是增進會計核算的及時性；三是避免人工差錯；四是防止舞弊；五是提高系統(tǒng)間數(shù)據(jù)一致性。

    例如，對于加油站來說，每次加油完成掛槍后，自動加油機就能生成油品種類、加油量、單價和總金額信息。生產管理系統(tǒng)搜集到這些信息后，就能傳遞給會計系統(tǒng)，從而觸發(fā)會計系統(tǒng)生成確認收入和成本的分錄，并完成記賬。整個過程幾乎在加油完成的同時完成。

    當然，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與會計系統(tǒng)的集成，一個重要前提是技術標準和數(shù)據(jù)字典的統(tǒng)一，也就是第二十四條所強調的內容。舉例來說，如果生產系統(tǒng)中把加油量定義為“公升數(shù)”。而會計系統(tǒng)中定義為“加油量”，則兩系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)就無法進行配比，也就無法實現(xiàn)自動的數(shù)據(jù)交換。

    第二十九條  企業(yè)應當根據(jù)實際情況，開展本企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行、供應商、客戶等外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián)，實現(xiàn)外部交易信息的集中自動處理。

    信息化的一大驅動力是互聯(lián)互通的需求，企業(yè)內部如此，企業(yè)與外部主體間同樣如此。因此，信息化的發(fā)展必然從企業(yè)層面走向社會層面，企業(yè)間信息系統(tǒng)的互聯(lián)是必然的發(fā)展方向。

    企業(yè)間互聯(lián)，實際上是會計系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的集成向企業(yè)外部的拓展，其目的也是實現(xiàn)自動記賬，只是將驅動記賬的環(huán)節(jié)向前進一步延伸。因此，會計系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)集成所具有的優(yōu)勢，企業(yè)間互聯(lián)同樣具備。同時，企業(yè)間互聯(lián)畢竟是更高層面的信息化工作，它還具有更多優(yōu)勢：

    一是為交易及其核算的無紙化奠定了基礎。交易中，紙面文件的作用是傳遞信息，包括表示證明、確認以及認可的信息。企業(yè)互聯(lián)后，紙面?zhèn)鬟f的信息就可以被電子信息代替，證明、確認或者認可也可以通過電子簽名實現(xiàn)。特別在電子發(fā)票（含電子簽名信息）進一步推廣的情況下，絕大多數(shù)的企業(yè)間交易都可以實現(xiàn)完全的無紙化，從而降低交易成本，節(jié)省社會資源。

    二是為企業(yè)改進客戶服務，升級營銷模式提供了契機。對于銀行、電信、能源、差旅服務、電子商務平臺類企業(yè)來說，他們的客戶可能存在交易無紙化需求。因此，提供專門的客戶端軟件或者標準接口，供客戶信息系統(tǒng)獲取電子憑證，就成為改進客戶服務，提高企業(yè)競爭力的一種手段。進一步說，企業(yè)互聯(lián)以及配套的服務模式升級，是互聯(lián)網創(chuàng)新的一種重要形式，它對企業(yè)來說就是競爭優(yōu)勢、市場和利潤。

    電子機票就是航空公司與機場系統(tǒng)互聯(lián)，共同改進乘客體驗，轉換機票銷售模式的典型案例。過去，乘客辦理乘機手續(xù)，手里必須要有紙質機票。因此，乘客主要通過實體銷售點購買機票，不僅往返奔波，還可能出現(xiàn)乘機時忘帶機票的不便。而實行電子機票后，乘客更多采用電話、網絡訂票的方式，通過銀行卡支付。乘機時不需要攜帶任何購票憑證，機場終端即可根據(jù)乘客身份信息查詢出購票情況。這極大地便利了乘客，也為航空公司節(jié)省了銷售費用。

    三是有利于交易和信息的集中處理。企業(yè)間互聯(lián)一般是通過統(tǒng)一端口進行，業(yè)務和相關信息從一開始就是集中處理的，而不像傳統(tǒng)交易方式那樣，由各層面、各地域分散進行，然后再進行信息的集中。這就減少了信息處理環(huán)節(jié)和成本、提高了效率。

    具有普遍服務義務的企業(yè)，如銀行、公用事業(yè)、郵政等企業(yè)，一般在交易中處于主導地位，在企業(yè)互聯(lián)中也應當更為主動，開發(fā)本企業(yè)的數(shù)據(jù)服務功能和接口標準，甚至推動制定行業(yè)和國家標準，促進社會信息化水平的提升。

    第三十條  企業(yè)進行會計信息系統(tǒng)前端系統(tǒng)的建設和改造，應當安排負責會計信息化工作的專門機構或者崗位參與，充分考慮會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求。

    會計是企業(yè)經營管理各方面信息匯聚的樞紐，處于信息流的下游。可以說，會計信息系統(tǒng)是其他業(yè)務系統(tǒng)的重要用戶。因此，會計信息化專門機構或者崗位有必要向其他業(yè)務系統(tǒng)提出對上游信息的需求，也就有必要參與前端系統(tǒng)的建設工作。

    從另一個角度看，由于會計系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的一體化，業(yè)務直接驅動記賬，會計系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的界限不再黑白分明。ERP等綜合管理軟件的出現(xiàn)，更使得會計系統(tǒng)與其他系統(tǒng)“你中有我、我中有你”，單純的會計系統(tǒng)或者業(yè)務系統(tǒng)的概念可能已不存在。因此，企業(yè)開展信息系統(tǒng)建設，或多或少都涉及到會計職能，會計信息化專門機構或者崗位都應當參與。

    會計信息化專門機構或者崗位對前端系統(tǒng)建設的參與，重點要把握兩個方面：一是前端系統(tǒng)采集或者生成的信息內容是否滿足會計工作需要；二是前端系統(tǒng)采用的技術標準、數(shù)據(jù)字典是否與會計信息系統(tǒng)兼容。

    第三十一條  企業(yè)應當遵循企業(yè)內部控制規(guī)范體系要求，加強對會計信息系統(tǒng)規(guī)劃、設計、開發(fā)、運行、維護全過程的控制，將控制過程和控制規(guī)則融入會計信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對違反控制規(guī)則情況的自動防范和監(jiān)控，提高內部控制水平。

    該條是與企業(yè)內部控制規(guī)范體系的銜接條款。

    會計信息化工作中，在內部控制問題上要把握好：會計信息系統(tǒng)不僅是內部控制的手段，同時也是內部控制的對象。企業(yè)對會計信息系統(tǒng)建設應用周期的每個環(huán)節(jié)都要進行有效的控制，才能保證系統(tǒng)中融入的控制功能正確地發(fā)揮作用。

    關于信息系統(tǒng)與內部控制的具體要求，詳見《企業(yè)內部控制應用指引第18號——信息系統(tǒng)》。

    第三十二條  對于信息系統(tǒng)自動生成、且具有明晰審核規(guī)則的會計憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會計軟件，由計算機自動審核。未經自動審核的會計憑證，應當先經人工審核再進行后續(xù)處理。

    過去文件規(guī)定，對于機制憑證，也需要進行人工審核才能記賬。這反映了當時的“計算機模擬手工”思維。

    允許計算機自動審核憑證，是工作規(guī)范適應信息化時代要求而做出的突破之一。采用自動審核，要把握好兩項前提：一是必須是信息系統(tǒng)自動生成的憑證，包括原始憑證和記賬憑證。關于“自動生成”的概念，請參見工作規(guī)范解讀之一《會計資料無紙化政策破冰》中第四十條有關解釋。二是要有明晰的審核規(guī)則。所謂“明晰”，一般要有量化的指標，通過信息的比較做出判斷。

    對于自動生成的憑證，原始數(shù)據(jù)產生的過程往往就已伴隨著審核和控制，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉換中沒有新的風險，則可以視同已自動審核。

    第三十三條  處于會計核算信息化階段的企業(yè)，應當結合自身情況，逐步實現(xiàn)資金管理、資產管理、預算控制、成本管理等財務管理信息化。

    處于財務管理信息化階段的企業(yè)，應當結合自身情況，逐步實現(xiàn)財務分析、全面預算管理、風險控制、績效考核等決策支持信息化。

    該條是對企業(yè)會計信息化工作的方向性引導，啟發(fā)企業(yè)不斷將會計信息化工作引向深入。

    對于財務管理信息化階段、決策支持信息化階段的內容劃分，該條的列舉是示范性的，并不意味著企業(yè)必須嚴格按照階段劃分推進工作，也不意味著會計信息化只有這些工作可以開展。實際上，財務管理工作與決策支持相關，決策支持也是財務管理的內容之一。對不同行業(yè)，同樣的工作內容也具有不同的地位和意義。例如，對于金融企業(yè)，資產管理和風險控制都是獨立于財務部門的職能領域，其信息化不一定建立于會計核算信息化基礎之上�？傊�，企業(yè)應當根據(jù)自身情況，逐步推進會計信息化。

    第三十四條  分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中，逐步建立財務共享服務中心。

    實行會計工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機構，應當為外部會計監(jiān)督機構及時查詢和調閱異地儲存的會計資料提供必要條件。

    財務共享是指企業(yè)（集團）將下屬單位相同的財務職能集中，由一個相對獨立的財務機構來行使，即各單位共享一個機構的財務服務。它起源于上世紀80年代，由美國通用、福特等大型制造企業(yè)集團提出。目前，財富100強企業(yè)中，已有超過80%建立了財務共享服務中心。在我國，近年來，隨著經濟全球化、監(jiān)管政策的趨同以及信息化的快速發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始關注、規(guī)劃和實施財務共享。

    根據(jù)企業(yè)實際需求和發(fā)展狀況，財務共享可以是部分業(yè)務流程的共享，如差旅報銷流程共享，也可以是包括對外報告和財務分析在內的全業(yè)務領域共享；可以是所有地域集中的共享，也可以是區(qū)域性集中的共享。目前，全球企業(yè)財務共享的服務領域主要集中在應收應付管理、固定資產、總賬、差旅與報銷、財務報表、員工薪酬、資金管理等交易型業(yè)務流程。也有部分企業(yè)將內部審計、預算、計劃與分析、財務風險管理等非交易型業(yè)務放入財務共享范圍。

    財務共享與會計信息化密不可分。共享伴隨著集中，使得財務處理與業(yè)務發(fā)生在物理空間上分離，只有依賴于高效率、高度集成的軟件系統(tǒng)和通訊技術，才能有效解決空間差異，保障財務處理的及時性。同時，財務共享帶來的標準化問題也需要信息系統(tǒng)層面的支持，帶動信息系統(tǒng)標準化。

    財務共享具有以下優(yōu)勢：

    一是高效率低成本。財務共享的誕生源于企業(yè)對于提高財務處理效率、節(jié)約財務成本的追求。通過把內部不同單位相同的、重復設置的財務職能集中到獨立的共享中心處理，實現(xiàn)人員、設備、知識、經驗、制度的共享，形成規(guī)模優(yōu)勢。

    二是專業(yè)化。財務共享形成財務人員更為明細的專業(yè)化分工，讓各類會計人員一方面能夠將更多時間集中在各自擅長的領域，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，另一方面又在各自領域得到更加豐富的經驗積累，從而大幅提升各類財務工作的專業(yè)水平，提高財務工作質量。同時，財務共享將會計核算工作從企業(yè)財務部門中相對剝離，使財務部門有更多精力關注發(fā)揮會計的管理職能。

    三是服務導向。實施財務共享后，財務就從企業(yè)的內部職能部門轉變?yōu)橥獠糠�務供應商。共享服務中心一般與集團內客戶簽訂共享服務協(xié)議，明確服務的內容、時間期限和質量標準。這就促使財務機構轉變自身定位，樹立服務意識，以客戶需求為導向，從而使財務工作更多地響應企業(yè)其他職能的需求，提高財務服務的滿意度。

    因此，工作規(guī)范鼓勵大型企業(yè)利用信息技術逐步建立財務共享服務中心，實現(xiàn)財務職能轉型，更好地發(fā)揮會計服務管理的作用。

    當然，財務共享也帶來會計核算地與企業(yè)注冊地不一致的問題，給注冊地監(jiān)管部門開展會計監(jiān)督帶來了新的挑戰(zhàn)。為此，工作規(guī)范要求實行財務共享的企業(yè)為監(jiān)督機構及時查詢和調閱異地儲存的會計資料提供必要條件。一是在注冊地辦公場所要提供能訪問到企業(yè)全部會計資料的終端，供監(jiān)管機構查詢；二是要根據(jù)注冊地監(jiān)管機構的需要及時調閱異地儲存的紙面會計資料。

    第三十五條  外商投資企業(yè)使用的境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業(yè)集團統(tǒng)一部署的會計軟件，應當符合本規(guī)范第二章要求。

    該條是對第二十五條在特殊情況下依然適用的明確。它強調，任何企業(yè)的會計軟件都需要遵循工作規(guī)范第二章要求，沒有例外情況。境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業(yè)集團統(tǒng)一部署的會計軟件，必須在根據(jù)工作規(guī)范要求進行漢化等修改完善后，才能交付使用。

    第三十六條  企業(yè)會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務器的部署應當符合國家有關規(guī)定。數(shù)據(jù)服務器部署在境外的，應當在境內保存會計資料備份，備份頻率不得低于每月一次。境內備份的會計資料應當能夠在境外服務器不能正常工作時，獨立滿足企業(yè)開展會計工作的需要以及外部會計監(jiān)督的需要。

    互聯(lián)網時代，移動互聯(lián)、虛擬專用網絡、遠程訪問、云計算等技術的采用，使得信息系統(tǒng)成為只在邏輯上存在的概念，物理上，終端設備、服務器可以天南海北，遍布于全球各地。這為跨國企業(yè)集團會計信息系統(tǒng)的部署提供了極大的靈活性。從安全和成本因素考慮，企業(yè)集團可能把多國企業(yè)的系統(tǒng)服務器集中存放在某個或者數(shù)個城市。財務共享服務模式的運用，更是直接將多國企業(yè)的會計工作集中在某個城市進行。這就存在著境內企業(yè)的會計資料存放于境外服務器的情況。

    從企業(yè)對其經營管理的工作組織以及信息數(shù)據(jù)有自主決定權的角度來講，上述做法無可厚非。但是，會計工作不僅是企業(yè)管理活動，由此形成的會計資料也不僅是企業(yè)財產。會計工作還是國家經濟管理工作的基礎環(huán)節(jié)，企業(yè)會計資料也是政府對企業(yè)監(jiān)管的重要依據(jù)，是國家重要的經濟信息資源。因此，企業(yè)會計數(shù)據(jù)服務器部署在境外的同時，還應當在境內留有備份，以避免我國政府對企業(yè)的會計監(jiān)督可能受到境外因素干擾的風險，保障國家經濟信息安全。

    按照本條規(guī)定，每月一次的備份頻率是最低限度要求。對于企業(yè)實際應當采取的備份頻率，以及備份的會計資料范圍，工作規(guī)范采取了“能夠獨立滿足企業(yè)開展會計工作的需要以及外部會計監(jiān)督的需要”的原則性規(guī)定，企業(yè)應當在該原則基礎上自行把握。

    第三十七條  企業(yè)會計資料中對經濟業(yè)務事項的描述應當使用中文，可以同時使用外國或者少數(shù)民族文字對照。

    本條依據(jù)《中華人民共和國會計法》第二十二條制定。需要注意的是，該條的本意是保證會計監(jiān)督人員理解經濟業(yè)務事項的實質和內容，而不是說，描述中完全不能出現(xiàn)其他語言文字。在不妨礙監(jiān)督人員理解的前提下，描述中的產品、材料型號以及其他約定俗成的專用詞匯可以使用其他語言文字。

    第三十八條  企業(yè)應當建立電子會計資料備份管理制度，確保會計資料的安全、完整和會計信息系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運行。

    請參見工作規(guī)范解讀之一《會計資料無紙化政策破冰》第四十條有關解釋。

    第三十九條  企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲、處理和傳輸涉及國家秘密，關系國家經濟信息安全的電子會計資料；未經有關主管部門批準，不得將其攜帶、寄運或者傳輸至境外。

    本條依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》第二十四條、二十五條制定。部分企業(yè)的會計信息和會計資料可能涉及國家秘密或者國家重大利益，維護企業(yè)電子會計資料安全是保障國家經濟信息安全的重要組成部分。企業(yè)在會計信息化建設和實施過程中，應當增強保密意識，建立和完善專項規(guī)章制度，加強對有關人員的教育和管理，進一步做好保密管理工作。

    需要注意的是，企業(yè)因在境外發(fā)行證券與上市等原因，需要向有關證券公司、證券服務機構和境外監(jiān)管機構提供或者公開披露涉及國家秘密的電子會計資料的，應當依法報有審批權限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案；是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應當報有關保密行政管理部門確定。需要向有關證券公司、證券服務機構和境外監(jiān)管機構提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的電子會計資料的，應當依法報國家檔案局批準。

日期：2014-2-13 14:58:48 | 關閉 |  分享到：