山西省忻州市人民政府辦公廳

忻州市人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)忻州市人民政府辦公廳公文處理辦法的通知

忻政辦發(fā)〔2012〕10號


各縣（市、區(qū)）人民政府，市人民政府各委、局、辦：

經(jīng)市政府領(lǐng)導(dǎo)同意，現(xiàn)將《忻州市人民政府辦公廳公文處理辦法》予以印發(fā)，請遵照執(zhí)行。原《忻州市人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)〈忻州市人民政府辦公廳公文處理辦法〉的通知》（忻政辦發(fā)〔2010〕252號）同時廢止。

附件：收文流程圖

發(fā)文流程圖




二O一二年三月二日



忻州市人民政府辦公廳公文處理辦法


第一章 總 則


第一條 為進(jìn)一步提高辦公廳公文處理質(zhì)量和效率，進(jìn)一步加強(qiáng)公文處理的規(guī)范性、科學(xué)性，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和省政府辦公廳《關(guān)于印發(fā)山西省人民政府辦公廳公文處理辦法的通知》要求，結(jié)合市政府領(lǐng)導(dǎo)要求和辦公廳工作實際，制定本辦法。

第二條 市政府及其辦公廳公文是履行市政府職能，在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是執(zhí)政為民、依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效、“一口進(jìn)一口出”的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。

第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第六條 市政府辦公廳公文處理機(jī)構(gòu)：

機(jī)要文書科是負(fù)責(zé)市政府辦公廳公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)承辦國務(wù)院及國務(wù)院辦公廳、省政府及省政府辦公廳、市委及市委辦公廳、各縣（市、區(qū)）人民政府、市直各部門、省駐忻單位等來文的收發(fā)運轉(zhuǎn)工作，負(fù)責(zé)承辦市政府及市政府辦公廳公文審核制發(fā)工作，負(fù)責(zé)對全市行政機(jī)關(guān)公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。負(fù)責(zé)已辦結(jié)公文的整理（立卷）、歸檔、管理工作。

秘書一科、秘書二科、秘書三科、秘書四科、秘書五科、秘書六科、信息科（秘書七科）負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的公文辦理。

辦公室負(fù)責(zé)承辦省直各廳、局和全省各市來文及辦公廳內(nèi)部事務(wù)來文的辦理；

會務(wù)科負(fù)責(zé)承辦市政府及市政府領(lǐng)導(dǎo)召開、出席的會議、活動的公文辦理；

督查室負(fù)責(zé)市人大、市政協(xié)轉(zhuǎn)來有關(guān)建議和提案的辦理以及市政府督查事項的公文辦理；

市政府應(yīng)急辦負(fù)責(zé)突發(fā)事件的公文辦理；

其他科室負(fù)責(zé)承辦各自工作職責(zé)范圍的公文辦理。

第七條 各科室應(yīng)高度重視公文處理工作，認(rèn)真遵守本辦法。


第二章 常用公文種類及發(fā)文字號


第八條 市政府及其辦公廳常用的公文種類主要有：

（一）決定。適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（二）通告。適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（三）通知。適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（四）通報。適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（五）議案。適用于市政府按照法律程序向市人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

（六）報告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問。

（七）請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（八）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。

（九）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

（十一）會議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

第九條 發(fā)文字號及簽發(fā)：

（一）忻政發(fā)。市政府發(fā)布全市重大戰(zhàn)略決策、政策措施，要求各縣（市、區(qū)）人民政府、市直各部門長期貫徹執(zhí)行的文件。分管副市長審核后，由市長簽發(fā)。

（二）忻政。市人民政府向省政府的請示、報告。由市長簽發(fā)。

（三）忻政函。市政府向市委、市人大常委會報送材料，請求批準(zhǔn)事項；向省政府各廳、局報送材料、請求批準(zhǔn)（詢問）事項的函；與兄弟市政府或其他不相隸屬單位商洽工作；對下級機(jī)關(guān)請示事項的批準(zhǔn)、答復(fù)和批復(fù)；對某一方面工作做出安排、通報、獎懲等文件。市長簽發(fā)。

（四）忻政發(fā)（密）電。市政府向省政府及省政府各廳報送較緊急的請示事項或情況報告。向全省各市政府或其他不相隸屬單位商討較緊急的事項；要求各縣（市、區(qū)）人民政府和市直各委、局、辦盡快貫徹落實的重大事項文件。由市長簽發(fā)。

（五）忻政任。市政府對市委常委會、市人大及其常委會、市政府常務(wù)會議等會議議定的人事任免文件。由市長簽發(fā)。

（六）忻政辦發(fā)。市政府辦公廳按照市政府工作部署，發(fā)布某一階段對某項工作的安排，要求各縣（市、區(qū)）人民政府、市直各部門貫徹執(zhí)行的文件。由市政府秘書長簽發(fā)，重大事項報告市長或分管副市長簽發(fā)。

（七）忻政辦函。市政府辦公廳與兄弟市政府辦公廳或其他不相隸屬單位商洽工作；答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項的批復(fù)；對某一具體工作進(jìn)行安排，包括情況通報、獎懲通報；設(shè)立和調(diào)整市政府領(lǐng)導(dǎo)參加的臨時議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)等。由市政府秘書長簽發(fā)，重大事項報市長、分管副市長閱示。

（八）忻政辦發(fā)（密）電。市政府辦公廳與省政府辦公廳及省政府有關(guān)廳局、兄弟市政府辦公廳或其他不相隸屬單位商討較緊急的事項；轉(zhuǎn)發(fā)省政府辦公廳明（密）傳電報內(nèi)容；要求各縣（市、區(qū)）人民政府、各部門盡快貫徹落實的事項；由市政府領(lǐng)導(dǎo)出席的會議、活動通知等。由市政府秘書長簽發(fā)，重大事項報市長、分管副市長閱示。

（九）忻政辦。市政府辦公廳內(nèi)部重要工作、重要制度、工作規(guī)范發(fā)布，要求內(nèi)部各科室及工作人員遵照執(zhí)行的事項。由市政府秘書長簽發(fā)。

（十）會議紀(jì)要。

1、市人民政府常務(wù)會議紀(jì)要。對省委、省政府及市委重要決定事項，市政府工作中的重要事項、議案、報告，審議政府規(guī)章草案，全市國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展全局性問題，全市經(jīng)濟(jì)形勢及安全生產(chǎn)形勢，市政府各部門和各縣（市、區(qū)）人民政府請示市政府的重要事項，需要市政府審定的政府機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能確定，政府系統(tǒng)人事任免事項，需由市政府審定的財政重大支出、市屬國有企業(yè)對外重大投資等的傳達(dá)、研究、討論、決定事項，形成會議紀(jì)要，由市長簽發(fā)。

2、市人民政府專題會議紀(jì)要。對市政府日常工作中重要問題，涉及某一方面、行業(yè)、系統(tǒng)重要問題處理協(xié)調(diào)，涉及多個部門有關(guān)問題協(xié)調(diào)，上級重要會議的貫徹意見，市政府?dāng)M發(fā)布的重要文件，市長、副市長確定的其他事項研究、討論、決定事項，形成會議紀(jì)要，由召集和主持會議的市長、副市長審定簽發(fā)。

3、市政府辦公廳會議紀(jì)要。需由市政府辦公廳協(xié)調(diào)、涉及某一具體問題的研究、討論、決定事項，形成會議紀(jì)要，由秘書長簽發(fā)。

（十一）上述發(fā)文類別中，屬于規(guī)范性文件范圍的，按照《山西省行政機(jī)關(guān)規(guī)范性文件制定程序暫行辦法》執(zhí)行。


第三章 行文規(guī)則


第十條 各縣（市、區(qū)）人民政府、市直各部門對報送市政府的公文，應(yīng)當(dāng)符合《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定。

第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

第十二條 向市政府報送公文，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)為需要報告的重大事項，市政府要求報告辦理情況的事項，須經(jīng)市政府審批或者決定的事項。

第十三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，下級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向直接上級機(jī)關(guān)請示和報告，不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級請示和報告的，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)，并注明理由。向下級機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。

第十四條 市政府辦公廳受理各縣（市、區(qū)）人民政府，市政府工作部門、部門管理機(jī)構(gòu)、市直屬事業(yè)單位、市屬國有企業(yè)等下級單位的公文�？h級人民政府和市政府工作部門應(yīng)當(dāng)通過市政府向省政府報送公文，市政府工作部門的下屬單位應(yīng)當(dāng)通過市政府工作部門向市政府報送公文。

第十五條 屬部門職權(quán)范圍內(nèi)事務(wù)一般不要請示市政府；應(yīng)由部門自行發(fā)文或聯(lián)合發(fā)文的，一般不得要求市政府批轉(zhuǎn)或市政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)。

第十六條 除市長、副市長、秘書長直接交辦事項、緊急事項和必須直接報送的機(jī)密事項外，不得以機(jī)關(guān)名義向市政府領(lǐng)導(dǎo)個人報送公文。否則視為未報市政府，按程序重新辦理。

第十七條 正確使用“請示”與“報告”文種�！罢埵尽睉�(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)�！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。

第十八條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向市政府行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。市政府向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一級上級機(jī)關(guān)。

第十九條 請求市政府及其辦公廳批轉(zhuǎn)或者發(fā)文的事項，應(yīng)當(dāng)在“請示”中附發(fā)文依據(jù)、理由、代擬稿、電子文檔及符合要求的移動存儲介質(zhì)。

第二十條 市政府可以與市委、市軍分區(qū)聯(lián)合行文；市政府辦公廳可以與市委辦公廳、市軍分區(qū)司令部等聯(lián)合行文，也可以與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)不宜過多。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦機(jī)關(guān)，主辦機(jī)關(guān)先簽署意見，其他機(jī)關(guān)依次會簽；不得使用復(fù)印件會簽。聯(lián)合行文應(yīng)按照黨、政、軍、群的順序排列。


第四章 收文辦理


第二十一條 收文辦理指對各縣（市、區(qū)）人民政府、市直各單位、市屬企業(yè)報送市政府的請示、報告，省政府、省政府辦公廳（省直各部門、其他不相隸屬機(jī)構(gòu)各類來文及密（明）電由辦公室承辦）來文及密碼電報，市長的批示等公文（機(jī)要文書科承辦）的辦理過程，包括簽收、登記、分發(fā)、審核、批（擬）辦、承辦、催辦、轉(zhuǎn)辦、回復(fù)等程序。

第二十二條 對下級單位報送市政府或辦公廳的公文，機(jī)要文書科應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初步審核。對不符合行文規(guī)則的公文，提出改正意見，改正后受理。

第二十三條 機(jī)要文書科承辦人員對符合受理要求的公文核實收文時間、來文單位、文件標(biāo)題、份數(shù)和聯(lián)系方式，并簽收登記。

第二十四條 機(jī)要文書科承辦人員及時填寫批辦卡，提出公文承辦意見，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室辦理，報分管公文的副秘書長閱批后，屬情況性報告，送領(lǐng)導(dǎo)閱知；屬請示件需要答復(fù)或發(fā)文的，報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示后按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理；對公文內(nèi)容涉及兩個以上科室的，確定主辦科室；對有時限要求的，提出辦理時限。

第二十五條 各科室應(yīng)指派專人及時到機(jī)要文書科取文，對不屬于本科室職責(zé)或不適宜承辦的公文，應(yīng)及時退回并說明理由；公文內(nèi)容涉及兩個以上科室職責(zé)的，主辦科室應(yīng)主動與有關(guān)科室會簽。經(jīng)會簽同意并沒有分歧意見的，按程序上報。緊急公文應(yīng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對需要反饋的公文，應(yīng)及時將處理情況和結(jié)果反饋機(jī)要文書科。

第二十六條 凡呈送市政府的請示事項的文件，業(yè)務(wù)科室要了解掌握公文的政策背景，與有關(guān)單位和部門認(rèn)真核實情況，綜合分析研究后提出簡明扼要、完整清晰的擬辦意見，對比較復(fù)雜、涉及部門多的事項，要書面征求有關(guān)方面的意見，認(rèn)真分析后提出擬辦意見。擬辦意見經(jīng)科長審閱后按程序呈報市政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第二十七條 報領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)及時批示。領(lǐng)導(dǎo)審批公文時，對有具體請示事項的，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和日期；審批人圈閱視為同意；對沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第二十八條 領(lǐng)導(dǎo)批示后，業(yè)務(wù)科室承辦人對領(lǐng)導(dǎo)批示要及時按程序轉(zhuǎn)下一辦理環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)批示意見未經(jīng)允許，不得擅自傳播。

第二十九條 凡批轉(zhuǎn)由業(yè)務(wù)科室辦理的公文，不需要協(xié)調(diào)的一般應(yīng)在2個工作日內(nèi)辦理完畢；限時辦理的請示、報告和其他文件，必須在時限內(nèi)辦完。

第三十條 對下列公文應(yīng)附有緊急標(biāo)志：必須在規(guī)定時限內(nèi)辦結(jié)，隨叫、隨到、隨辦的公文；按特提件（只限電報）處理的公文；必須在1個工作日內(nèi)辦結(jié)的或必須在3個工作日內(nèi)辦結(jié)但審批環(huán)節(jié)較多的公文；必須在2個工作日內(nèi)辦結(jié)的或必須在7個工作日內(nèi)辦結(jié)但需要轉(zhuǎn)請有關(guān)部門提出意見的公文。

第三十一條 報領(lǐng)導(dǎo)同志批示或轉(zhuǎn)請有關(guān)部門辦理的公文，有關(guān)部門應(yīng)在要求時間內(nèi)反饋意見，逾期未復(fù)視為同意。特提、特急件和急件的辦理，承辦人員應(yīng)直接跟蹤、催辦，及時提醒、反饋。業(yè)務(wù)科室承辦人員要負(fù)責(zé)催辦，緊急公文跟蹤催辦重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，防止積壓、延誤。

第三十二條 機(jī)要文書科承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，將公文轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)科室有關(guān)部門辦理。轉(zhuǎn)辦時要復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示，提出辦理要求，明確辦理時限，隨文轉(zhuǎn)出。屬發(fā)文事項，進(jìn)入發(fā)文辦理程序。屬答復(fù)請示事項的，酌情采取復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示、編發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批示抄清、辦公廳便簽函復(fù)和正式批復(fù)等形式答復(fù)來文單位并抄送相關(guān)部門。

第三十三條 在文件運行過程中，業(yè)務(wù)科室承辦人員要及時跟蹤，了解文件審批情況。如屬緩辦的，業(yè)務(wù)科室應(yīng)注明“緩辦”退機(jī)要文書科留存并告知報文單位及相關(guān)人員；屬不予審批的，由機(jī)要文書科退回報文單位。

第三十四條 在公文呈批過程中，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示需修改或協(xié)調(diào)的文件及事項，按領(lǐng)導(dǎo)批示意見辦，視為該公文暫已辦結(jié)。待重新修改或協(xié)調(diào)意見統(tǒng)一后，再次按程序重新辦理。

第三十五條 公文辦結(jié)后，應(yīng)注明辦理結(jié)果。紙質(zhì)文件應(yīng)及時歸檔保存。機(jī)要文書科要不定時對公文辦理情況進(jìn)行通報，提出問題，改進(jìn)工作。



第五章 發(fā)文辦理


第三十六條 發(fā)文辦理指以市政府或者市政府辦公廳名義制發(fā)公文的過程，包括起草、受理、審核、審簽、復(fù)核、登記、編號、繕印、用印、分發(fā)等程序。

第三十七條 業(yè)務(wù)科室對需以市政府或市政府辦公廳名義發(fā)文的事項，負(fù)責(zé)草擬文稿并征求有關(guān)部門意見，并報分管工作的副秘書長審核。草擬公文應(yīng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當(dāng)實用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

第三十八條 機(jī)要文書科根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)科室起草的公文進(jìn)行審核制發(fā)。審核內(nèi)容包括：

（一）文稿中的政策觀點和需解決的問題，是否符合黨和國家的方針、政策、法律法規(guī)，要求做什么和不做什么以及怎樣做的界限要明確、清楚，如提出新的政策、規(guī)定等，應(yīng)附有說明。

（二）文稿所反映的問題要準(zhǔn)確，理由要充分，措施、意見要具有可操作性，涉及有關(guān)方面的問題應(yīng)協(xié)調(diào)一致，前后內(nèi)容無矛盾、無疏漏，與以前的有關(guān)文件保持銜接，如有沖突，應(yīng)注明理由和根據(jù)。

（三）行文是否確有必要，注重效用；是否照抄照搬上級文件；是否已經(jīng)會議統(tǒng)一部署或報刊已全文刊登；是否可由部門自行行文。

（四）文稿涉及其他部門的職責(zé)，如涉及到機(jī)構(gòu)、編制、經(jīng)費、土地、資源、行政許可、以政府名義表彰等事項，是否已征求相關(guān)部門的意見。

（五）公文審批程序是否完備。

（六）對應(yīng)由部門自行發(fā)文的會議通知、經(jīng)批準(zhǔn)成立的市政府臨時議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組一般成員調(diào)整的事項，不受理發(fā)文。

（七）能以辦公廳名義發(fā)文的，不以市政府名義發(fā)；能以函的形式發(fā)文的，不以文件形式發(fā)文。

（八）公文文種要與行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)職責(zé)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系一致；人名、地名、數(shù)字、引文、日期等要準(zhǔn)確一致；結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、國家法定計量單位、規(guī)范化簡稱要使用正確；主送機(jī)關(guān)要準(zhǔn)確，抄送機(jī)關(guān)無錯漏；秘密程度、緊急程度要適當(dāng)；主題詞標(biāo)注要準(zhǔn)確；正文、附件、協(xié)商會簽意見、依據(jù)材料要齊全。

第三十九條 文稿送印以前進(jìn)行發(fā)文登記，項目包括日期、擬稿單位、簽發(fā)人、發(fā)文字號、標(biāo)題、秘密程度、緊急程度、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)等。

第四十條 公文一經(jīng)簽發(fā)原則上不得改動，如經(jīng)復(fù)核確需對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

第四十一條 公文復(fù)核重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，公文格式是否統(tǒng)一規(guī)范，內(nèi)容表達(dá)是否準(zhǔn)確。

第四十二條 承辦人員對文稿校對無誤后，按照發(fā)文范圍確定印發(fā)份數(shù)，簽字后付印。

第四十三條 明傳電報應(yīng)及時送市委機(jī)要局并做好記錄；密電要專人送市委機(jī)要局并簽字。帶有密級的文件及函件要嚴(yán)格編碼登記，控制發(fā)文范圍和印發(fā)份數(shù)。

第四十四條 文件印出后由機(jī)要文書科按發(fā)文范圍分發(fā)。

第四十五條 按照《中華人民共和國政府信息公開條例》有關(guān)規(guī)定，需向社會公開的文件，由市政府信息公開領(lǐng)導(dǎo)組辦公室負(fù)責(zé)人審核，在市政府網(wǎng)站和其他公眾媒體上公布。


第六章 密碼電報辦理


第四十六條 密碼電報的閱辦和管理，嚴(yán)格按照國家及省、市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。機(jī)要文書科負(fù)責(zé)省政府辦公廳、市政府辦公廳密碼電報的遞送和管理，并由專人負(fù)責(zé)辦理。

第四十七條 密碼電報辦理程序：

（一）承辦人員接到密碼電報后，當(dāng)面登記電報秘密等級、緊急程度、來電單位、來電日期、電報文號、電報標(biāo)題。

（二）承辦人員立即填寫密電閱辦卡片，送分管副秘書長提出擬辦意見，按照送閱對象逐一送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)閱批。

（三）送閱密電時，承辦人員應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)秘書及時送閱、妥善存放、避免泄密或散失；如屬特急件或主送件，應(yīng)提請領(lǐng)導(dǎo)抓緊處理。

（四）閱辦密電必須在辦公室進(jìn)行（因特殊情況需送閱的，在閱后即交承辦人員帶回），個人不得抄存、翻印密電。

（五）領(lǐng)導(dǎo)批示有關(guān)科室或部門辦理的，承辦人員轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)科室簽收，或復(fù)印通知有關(guān)部門憑工作證簽字取件。

（六）領(lǐng)導(dǎo)批示需要發(fā)文的，應(yīng)即轉(zhuǎn)有關(guān)科室草擬文稿，按發(fā)文程序?qū)徟�后發(fā)文。

（七）對于送閱過程中的密碼電報，要隨時記載下落，以備查考。領(lǐng)導(dǎo)批示的處理情況要在登記本上及時記載。

第四十八條 密碼電報辦理規(guī)則：

（一）經(jīng)手人員不得在無保密措施的電話中談?wù)撁艽a電報內(nèi)容。

（二）經(jīng)手人員不得在無保密措施的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)上傳輸、存儲、處理密碼電報。

（三）不得攜帶密碼電報前往與工作無關(guān)的場所。

（四）不得攜帶密電作為外出、開會、辦事的憑證。

（五）密碼電報辦理每一環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格履行簽字、登記手續(xù)。

（六）密碼電報須“密來密復(fù)”，嚴(yán)禁“密來明復(fù)”。

（七）絕密級電報不得復(fù)制；機(jī)密級、秘密級上級來電確需復(fù)制的，從嚴(yán)控制并按規(guī)定履行報批手續(xù)；其他密碼電報確需復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制的密碼電報按原件要求嚴(yán)格管理。

（八）密碼電報傳輸遞送須采取安全保密措施，由專人專車遞送。

（九）送閱后收回和已傳送的密碼電報稿均須妥善保管。

（十）要定期檢查，及時催辦、清退，如遇有丟失、泄密情況，要如實向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，不得隱瞞。

第四十九條 密碼電報要專人專柜管理，統(tǒng)一立卷歸檔。

第七章 特殊情況下公文的辦理


第五十條 領(lǐng)導(dǎo)臨時在外，遇緊急公文，如在忻州市范圍，由業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)送達(dá)審簽；如領(lǐng)導(dǎo)在外地，應(yīng)電話請示，并在公文批辦卡上注明領(lǐng)導(dǎo)意見后辦理，事后送領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽。涉密文件須按照有關(guān)保密規(guī)定請示后辦理。

第五十一條 領(lǐng)導(dǎo)一段時間外出時，可按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理或按外出協(xié)作分工及授權(quán)，報有關(guān)協(xié)作領(lǐng)導(dǎo)審批。

第五十二條 遇領(lǐng)導(dǎo)安排的緊急事項，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)意見及時辦理，涉及其他科室時，承辦人員須書面轉(zhuǎn)達(dá)。

第五十三條 已經(jīng)市政府常務(wù)會議審議通過的文稿，由擬稿單位根據(jù)常務(wù)會議議定修改后重新報送，直接進(jìn)入發(fā)文程序。

第五十四條 為及時、有效應(yīng)對突發(fā)事件，涉及應(yīng)急方面的緊急公文可簡化程序，由市政府應(yīng)急辦直接辦理。


第八章 公文歸檔


第五十五條 公文辦理完畢后須按照《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，定期歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第五十六條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第五十七條 以市政府辦公廳為主辦單位的聯(lián)合發(fā)文，原件由機(jī)要文書科整理（立卷）、歸檔，非主辦單位的聯(lián)合發(fā)文，保存成文。

第五十八條 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔。

第五十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。


第九章 公文管理


第六十條 公文管理應(yīng)堅持統(tǒng)一管理、保守秘密、便于利用的原則。

第六十一條 公文由市政府辦公廳機(jī)要文書科統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第六十二條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋機(jī)要文書科公文處理專用章。

第六十三條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第六十四條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)過辦公廳負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀公文應(yīng)當(dāng)定期到指定場所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第六十五條 機(jī)構(gòu)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)構(gòu)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。


第十章 附 則


第六十六條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。

第六十七條 本《辦法》由市政府辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第六十八條 本《辦法》自發(fā)布之日起施行。