國(guó)家檔案局

電子檔案管理辦法

（2024年7月30日經(jīng)國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)會(huì)議審議通過(guò)　2024年9月14日國(guó)家檔案局令第22號(hào)公布　自2024年11月1日起施行）



目　　錄



第一章　總　　則

第二章　機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第三章　電子文件整理與歸檔

第四章　電子檔案移交與接收

第五章　電子檔案保管與處置

第六章　電子檔案開(kāi)放與利用

第七章　附　　則



第一章　總　　則



第一條　為了加強(qiáng)和規(guī)范電子檔案管理，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全，促進(jìn)檔案工作更好服務(wù)黨和國(guó)家工作大局、服務(wù)人民群眾，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條　檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織（以下簡(jiǎn)稱組織機(jī)構(gòu)）的電子檔案管理，適用本辦法。

本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的各種信息記錄。

第三條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)確保電子檔案符合下列要求：

（一）來(lái)源可靠。由合法、明確的形成者，在履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生，形成者、形成活動(dòng)、形成時(shí)間可確認(rèn)，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統(tǒng)安全可靠。

（二）程序規(guī)范。全過(guò)程管理符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定，并且準(zhǔn)確記錄、可追溯。

（三）要素合規(guī)。內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過(guò)程信息等構(gòu)成要素符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第四條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，建立管理機(jī)制、制度規(guī)范、安全措施、人才隊(duì)伍，滿足電子檔案管理需求。

第五條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案全過(guò)程管理，確保承載形成、整理、歸檔、移交、接收、保管、處置、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用系統(tǒng)之間相互銜接，并且持續(xù)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集、維護(hù)等活動(dòng)，完整記錄電子檔案管理過(guò)程。

第六條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用新一代信息技術(shù)，不斷提升電子檔案管理水平。

第七條　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各類(lèi)電子文件收集、歸檔工作，保障具有保存價(jià)值的電子文件應(yīng)歸盡歸，并按規(guī)定移交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)提升接收和管理各類(lèi)電子檔案的能力，保障電子檔案應(yīng)收盡收。

第八條　電子檔案管理的全過(guò)程應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、個(gè)人信息保護(hù)、保密管理、密碼管理等相關(guān)法律法規(guī)要求，確保電子檔案的安全。



第二章　機(jī)構(gòu)及其職責(zé)



第九條　國(guó)家檔案主管部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)全國(guó)電子檔案管理工作，研究制定政策制度，建立健全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，推進(jìn)電子檔案安全保管和有效利用，推動(dòng)電子檔案全過(guò)程管理能力評(píng)估。

縣級(jí)以上地方檔案主管部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)電子檔案管理工作。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)將電子檔案管理納入檔案工作范圍，并監(jiān)督指導(dǎo)所屬企業(yè)事業(yè)單位、基層群眾性自治組織等的電子檔案管理工作。

第十條　按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：

（一）確定管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或者人員，將電子檔案管理納入檔案工作責(zé)任制，納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃等，建立健全電子檔案管理制度和規(guī)范，配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；

（二）協(xié)調(diào)檔案、文秘、業(yè)務(wù)、信息化、保密等職能部門(mén)共同推進(jìn)電子檔案管理，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)；

（三）電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的收集、整理、歸檔等工作；

（四）管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)本單位電子檔案的管理，監(jiān)督指導(dǎo)各部門(mén)電子文件的形成、收集、整理以及歸檔等工作，按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交電子檔案。

第十一條　檔案館應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：

（一）建設(shè)滿足電子檔案長(zhǎng)期保存和安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；

（二）收集、保管和提供利用本館分管范圍內(nèi)的電子檔案；

（三）建立健全本館電子檔案管理制度和規(guī)范。

第十二條　檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與本行政區(qū)域有關(guān)信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)、電子文件管理、數(shù)據(jù)管理、密碼管理、保密管理等主管部門(mén)的工作協(xié)同，共同推進(jìn)電子檔案管理工作。

第十三條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)支持電子檔案管理人員按照有關(guān)規(guī)定參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。



第三章　電子文件整理與歸檔



第十四條　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定，確定本單位電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限、電子檔案分類(lèi)方案，并納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案分類(lèi)方案進(jìn)行管理。

第十五條　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)屬于歸檔范圍的電子文件，保證電子文件真實(shí)、完整、可用、安全，確保電子檔案符合本辦法第三條規(guī)定。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，支撐電子文件收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)。

第十六條　電子文件應(yīng)當(dāng)與元數(shù)據(jù)一并歸檔。電子文件歸檔格式應(yīng)當(dāng)具備開(kāi)放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等特性，并且能夠支持向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換。電子文件元數(shù)據(jù)格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

第十七條　電子文件形成部門(mén)應(yīng)當(dāng)在電子文件形成、辦理、收集過(guò)程中完成保管期限鑒定、分類(lèi)、命名等工作，確保電子文件符合歸檔要求，并且完整采集描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的元數(shù)據(jù)及其整個(gè)管理過(guò)程元數(shù)據(jù)。

電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔不得采用非開(kāi)放的壓縮、加密等技術(shù)措施。

黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔，應(yīng)當(dāng)去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。其他組織機(jī)構(gòu)電子文件歸檔可以參照處理。

第十八條　電子文件形成部門(mén)和電子檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息進(jìn)行清點(diǎn)、登記，對(duì)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。

第十九條　電子檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行審核、編制檔號(hào)、確認(rèn)保管期限等工作，確保電子檔案符合檔案管理要求。



第四章　電子檔案移交與接收



第二十條　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交電子檔案。檔案館應(yīng)當(dāng)做好接收工作，對(duì)于符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的電子檔案，不得拒絕接收。

經(jīng)同級(jí)檔案主管部門(mén)同意，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的電子檔案，可以按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定延長(zhǎng)向檔案館移交的期限。

經(jīng)檔案館同意，對(duì)于未到國(guó)家規(guī)定移交期限的電子檔案，明確劃分在移交期限屆滿前該電子檔案所涉及的利用、轉(zhuǎn)換、遷移等權(quán)責(zé)后，可以提前交檔案館保管。涉及政府信息公開(kāi)事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)檔案法》第十五條第二款規(guī)定辦理。

第二十一條　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織向檔案館移交電子檔案，應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

（一）按照國(guó)家關(guān)于電子檔案移交與接收的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行組織，并進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)，合格后方可移交；

（二）電子檔案不保留電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形；

（三）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)去除加密措施后移交；

（四）移交的電子檔案應(yīng)當(dāng)附具到期開(kāi)放意見(jiàn)、政府信息公開(kāi)情況、密級(jí)變更情況等。

第二十二條　檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)，合格后方可辦理交接手續(xù)，接收登記入庫(kù)。

第二十三條　電子檔案移交接收應(yīng)當(dāng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進(jìn)行。不具備在線移交條件的，應(yīng)當(dāng)配備符合安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行離線移交，存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇和檢測(cè)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。



第五章　電子檔案保管與處置



第二十四條　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)建設(shè)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的電子檔案管理信息系統(tǒng)，并與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。

檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的應(yīng)用系統(tǒng)，支撐電子檔案接收、存儲(chǔ)、備份、鑒定、開(kāi)發(fā)、利用、統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)換、遷移、銷(xiāo)毀等工作。

第二十五條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。

國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)專(zhuān)用局域網(wǎng)絡(luò)，配備服務(wù)器、存儲(chǔ)、安全等設(shè)施設(shè)備，用于集中管理檔案數(shù)字資源。

第二十六條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案?jìng)浞莨ぷ�，制定電子檔案?jìng)浞莨ぷ鞣桨�，�?duì)電子檔案、電子檔案管理信息系統(tǒng)等進(jìn)行完整備份。

應(yīng)當(dāng)在磁介質(zhì)、光介質(zhì)、縮微膠片等介質(zhì)中選擇至少兩種符合長(zhǎng)期安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)，以在線方式和離線方式保存至少三套完整數(shù)據(jù)，每種介質(zhì)上保存一套完整數(shù)據(jù)，一套在線應(yīng)用，兩套備份。應(yīng)當(dāng)制定檢測(cè)策略，定期對(duì)電子檔案可讀狀況、所處軟硬件環(huán)境、存儲(chǔ)介質(zhì)完好程度等保管情況進(jìn)行檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，必要時(shí)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換、遷移。

第二十七條　檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異地備份，根據(jù)需要有條件的檔案館可以建設(shè)災(zāi)難備份系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)重要電子檔案及其管理信息系統(tǒng)的備份與災(zāi)難恢復(fù)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織可以參照?qǐng)?zhí)行。

國(guó)家檔案館可以建設(shè)電子檔案?jìng)浞葜行模�提供電子檔案?jìng)浞莘��?wù)。

第二十八條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移制度，經(jīng)技術(shù)需求分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確有必要的，對(duì)電子檔案、電子檔案管理信息系統(tǒng)等進(jìn)行轉(zhuǎn)換、遷移，并留存操作過(guò)程記錄。轉(zhuǎn)換、遷移后，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)。

第二十九條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)達(dá)到保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)仍需繼續(xù)保存的電子檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并變更相關(guān)管理數(shù)據(jù)。

第三十條　電子檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，履行相關(guān)審批手續(xù)，禁止擅自銷(xiāo)毀電子檔案。

對(duì)需要銷(xiāo)毀的電子檔案，應(yīng)當(dāng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、容災(zāi)備份等系統(tǒng)和離線存儲(chǔ)介質(zhì)中徹底刪除，并記錄被銷(xiāo)毀電子檔案的范圍、數(shù)量、大小以及審核人、操作者等信息。



第六章　電子檔案開(kāi)放與利用



第三十一條　電子檔案的開(kāi)放工作應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定。檔案館應(yīng)當(dāng)通過(guò)網(wǎng)站或者其他方式定期公布開(kāi)放電子檔案目錄。

第三十二條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度，采取有效管理措施和技術(shù)手段，充分利用政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道實(shí)現(xiàn)電子檔案便利、高效、安全利用。

第三十三條　利用者利用電子檔案，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案利用的規(guī)定，不得擅自復(fù)制、篡改電子檔案，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和其他主體合法權(quán)益。

第三十四條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和利用范圍，建立相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的檔案數(shù)字資源利用服務(wù)平臺(tái)。

第三十五條　組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極利用人工智能等信息技術(shù)，開(kāi)展編研、展覽和建設(shè)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)等工作，不斷開(kāi)發(fā)檔案數(shù)字資源。

第三十六條　檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)推動(dòng)檔案數(shù)字資源共享工作，促進(jìn)跨區(qū)域、跨層級(jí)、跨部門(mén)共享利用。



第七章　附　　則



第三十七條　本辦法由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第三十八條　本辦法自2024年11月1日起施行。