[ 閔 濤 ]——(2009-11-9) / 已閱9622次
采取有力措施 提高公文質(zhì)量
閔 濤
公文是聯(lián)系和處理工作的一種書面工具，在機關(guān)公務(wù)活動中發(fā)揮著及其重量作用。機關(guān)公文與其他公文相比，有其自身的特性。然而，由于受傳統(tǒng)與習慣的影響，對公文質(zhì)量的重量性普遍認識不高，機關(guān)文秘人員受知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)水平所限，缺乏必要訓練，使得機關(guān)公文在質(zhì)量上普遍偏低，影響了機關(guān)公文功效的正常發(fā)揮。
筆者僅就機關(guān)公文質(zhì)量的現(xiàn)狀等問題提出一些淺見，以便引起辦公部門的重視。
一、存在的問題
1、文件使用不當，擬寫公文常有文種使用不當?shù)那闆r，常見“報告”與“請示”文種混為一談。如擬寫公文標題：《北安市人民法院購置檔案裝具的請示報告》，但文尾還寫有：特此請示，請予批復，顯而易見，這是一份請示文種公文，請求上級部門對文中的內(nèi)容給予批復。諸如此類，標題用“報告”文種，內(nèi)容是“請示”，形式與內(nèi)容的不統(tǒng)一，這就是請示與報告不分，給收文機關(guān)的登記辦文者帶來誤導，公文擬寫文種使用不當時，常會出現(xiàn)延誤公文處理時限，推遲辦理的情況。
2、聯(lián)合行文不規(guī)范
時常會遇到在聯(lián)合行文過程中，有些主辦機關(guān)的辦文者感情用事，提出文尾蓋印章時，要尊重聯(lián)合行文單位，我們客氣一些，印章蓋在最后。這種提法是錯誤的，兩個以上的機關(guān)聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應排列在前，應該說這里不存在尊重、客氣的問題，誰主辦誰在前。
3、成文日期模糊不清
常見機關(guān)打字員將公文的成文日期打成擬文日期，聯(lián)合行文的公文成文日期誤打成本機關(guān)的簽發(fā)日期或擬文日期。成立日期，關(guān)系文件的生效或形成時間。因此，必須寫得明確完整，一般的文件，以最后簽發(fā)機關(guān)簽發(fā)日期為準。
4、發(fā)文字號編寫不規(guī)范
發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)編排的文件代號，它的作用一是統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量便于管理；二是查找和利用文件時，可以作為文件的代號使用。
有的機關(guān)文秘人員調(diào)動頻繁，工作出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，加之公文知識培訓不夠，擬寫公文發(fā)文字號常出錯誤。例如：有的公文發(fā)文字號編寫為×××字第1999（3）號，有的公文發(fā)文字號編寫為（1999）×××字第024號，以上兩例均不規(guī)范，機關(guān)代字后都多加“字”“第”兩字，造成機關(guān)代字不簡潔、明了、應刪掉，發(fā)文字號應按機關(guān)代字、年份、順序號依法排列，規(guī)范的發(fā)文字號如：北安市人民法院的發(fā)文字號是：北法發(fā)（1999）20號。
總之，提高公文質(zhì)量是一項重要的基礎(chǔ)工作。它是立卷歸檔工作的基本條件，也是檔案部門開展工作的重要基礎(chǔ)，只要各級辦公部門加以重視，并有計劃地進行檢查，采取必要的措施，及時糾正存在的問題，提高與保證公文質(zhì)量是可以做到的。
二、采取的措施
1、提高文秘人員的思想素質(zhì)。文秘人員要具備奉獻精神，求真務(wù)實的精神，開拓進取的精神和精誠協(xié)作的精神，只要文秘人員具備了這四種精神，就一定會有強烈的事業(yè)心和責任感和一絲不茍的精神，就能盡心盡力地完成工作任務(wù)。
2、提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在改革開放，市場經(jīng)濟的新形勢下，文秘人員為了適應新形勢的需要，要博覽群書，加強各方面的修養(yǎng)，認真學習好《文書學》、《檔案管理學》和《機關(guān)應用文》等專業(yè)知識，加強專業(yè)知識的學習，開展必要的文秘知識培訓，使文秘人員練好基本功，適應工作需要。
3、文秘人員要當好領(lǐng)導的參謀和助手，要發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性，不斷深入實際調(diào)查研究，全面熟悉本單位的工作情況，幫助領(lǐng)導出主意，想辦法，當好參謀，發(fā)現(xiàn)問題及時反映，卓有成效地完成好各項工作任務(wù)。
4、領(lǐng)導重視，切實加強對文秘工作的領(lǐng)導。領(lǐng)導要以身作則，教育全體干警認清文秘工作的重要性和文秘工作在機關(guān)工作中的地位和作用，克服只重視本單位的專業(yè)工作，輕視文秘工作的認識。選擇文秘人員時，要把具有較高文化知識和各方面表現(xiàn)突出的同志選配到文秘崗位上來，同時，幫助文秘人員解決工作、生活中的實際問題，在政治待遇和生活待遇上要與其他庭、科、室同等待遇。
