[ 鐘建林 ]——(2010-5-24) / 已閱52319次
③排列卷內(nèi)訴訟文書順序；
④剔除金屬物，修補整理文件；
⑤編寫案卷頁數(shù)，填寫卷內(nèi)目錄、備考和封面；
⑥裝訂案卷。
（1）平時注意及時收集訴訟文書
由于審理案件是一個復雜的過程，訴訟文書來源廣泛，種類繁多，形式各異，制成文書的時間不同，書記員收案后，就要經(jīng)常留心收集審判進程各階段形成的文書，做到收集及時，手續(xù)完備。書記員手中保管的案卷常常是數(shù)件、十數(shù)件乃至數(shù)十件。書記員要注意將每個案件的卷宗封面的案件編號分別擺放，做好收集的準備；此后每個案件的訴訟文書，按照形成的自然時間順序，分別擺放在案卷封面后面，做到收集及時、齊全、排放有序，便于案件審結(jié)后組合案卷。
（2）檢查和調(diào)整卷內(nèi)訴訟文書
案件審結(jié)后，在正式組卷時，還要再進行一次檢查，看看訴訟文書是否收集齊全，已有的文書中法律手續(xù)是完備，并及時補正。還要檢查每份文書是否內(nèi)容重復的文件，卷內(nèi)只保存一份，但領(lǐng)導有指示的重復文件仍應保留。一個案件訴訟文書多的可以立分卷。另外應保留三份裁判文書夾在卷內(nèi)，以便日后利用。
（3）排列卷內(nèi)訴訟文書
排列卷內(nèi)訴訟文書順序，總體要求是，按照訴訟程序的客觀進程形成文書的時間自然順序進行排列。這是因為人民法院的訴訟案卷是法院審判活動的真實記錄，它是用文字的形式，記載案情和案件處理的過程和結(jié)果。案件的審理是按照審判程序進行的，所以卷內(nèi)文書的排列順序就要反映審判程序。這是我們排列卷內(nèi)訴訟文書順序時的核心要點。
民事案件卷內(nèi)訴訟文書排列的順序，正卷：1、立案審批表→2、起訴書或者口頭起訴筆錄→3、立案（受理）通知書（存根）→4、起訴狀副本、應訴通知書、舉證通知書送達回證→5、答辯狀及附件（注意區(qū)別答辯狀和代理詞，不要把代理詞裝在答辯狀的位置）→6、當事人身份證明材料（法人為：營業(yè)執(zhí)照副本復印件、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書；自然人為身份證或者戶口本復印件）→7、原、被告訴訟代理人的委托授權(quán)書及身份證明材料→8、原、被告舉證材料→9、財產(chǎn)保全、先予執(zhí)行手續(xù)材料→10、詢問、調(diào)查取證材料→11、調(diào)解筆錄及調(diào)解材料→12、撤訴申請書→13、鑒定材料→14、傳票、出庭通知及開庭公告底稿→15、開庭審判筆錄→16、訴訟代理人的代理詞→17、判決書、調(diào)解書、裁定書正本→18、宣判筆錄→19、繳納訴訟費或免費手續(xù)→20、判決書、調(diào)解書、裁定書的送達回證→21、案件審理流程表（上訴案件的：22、上訴狀副本→23、上訴案件移送函存根→24、上級法院退卷函→25、上級法院判決書、調(diào)解書、裁定書正本）→26、證物處理手續(xù)→27、備考表→28、證物袋→29、卷底。
副卷（普通程序以判決方式審理結(jié)案的案件）：1、閱卷筆錄→2、案件承辦人的審查報告→3、承辦人與有關(guān)部門內(nèi)部交換意見的材料或筆錄→4、有關(guān)本案的內(nèi)部請示及批復→5、合議庭評議案件筆錄→6、審判庭研究匯報案件記錄→7、審判委員會討論記錄→8、案情綜合報告原、正本→9、判決書、裁定書原本→10、審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見書→11、其它不宜對外公開的材料（如督辦函等）→12、備考表→13、卷底。
（4）剔除金屬物、修補整理文件
①剔除金屬物。為了防止卷內(nèi)訴訟文書日后受金屬裝訂物（訂書釘、回形針、大頭針）氧化銹蝕，損壞文件，在裝訂案卷前，應一律將文書附著的金屬物予以剔除。
②修補、復印文件。
A、對破損的訴訟文書，應進行修補和復制。
B、褪色的文件復印。將褪色的不便長期保存的文件進行復印。常見的需要復印的文書有：原來文書的字跡是用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆書寫的、原來文書是傳真件的。因為用這些材料書寫的墨跡會隨著時間的推移而褪色或揮發(fā)，不利于長期保管，經(jīng)過復印以后的復印件和原件一并歸卷。
C、復印、復制、貼補文書，一律用A4紙。原文書不是A4紙的，需要A4紙粘貼。
D不能將卷內(nèi)文字材料訂入裝訂線內(nèi)。若遇文字材料太靠左邊，則應另行黏貼一條空白紙后再行裝訂，以保證卷內(nèi)文字材料完整，便于將來閱卷。
③字跡難以辨認的材料，要附上抄件；外文材料應將中文譯本附在后面。
④需要附卷的信封，要打開平放，郵票不要起掉（因為郵票的郵戳上附有郵件發(fā)送的時間）。
（5）編寫案卷頁數(shù)、填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面
①編寫案卷頁數(shù)。卷內(nèi)訴訟文書經(jīng)過系統(tǒng)排列以后，應用阿拉件數(shù)字編寫順序頁數(shù)，以固定排列的文件順序。頁碼編在文件右上角，單面有字的一面編，兩面有字的，兩面都要編，兩面都要編頁數(shù)。編頁數(shù)時，第一遍用鉛筆輕寫，以便有差錯時改寫，經(jīng)檢查確實無誤后，再用鋼筆寫上該頁的頁數(shù)。
②填寫卷內(nèi)目錄、備考表、封面。案卷在封面后和文件前，應放置卷內(nèi)目錄紙，編寫卷內(nèi)文件目錄，以便查閱。在卷內(nèi)目錄的基礎上包括序號、文件名稱、頁次、備注。編完目錄后，應緊接著加寫這本卷宗連底、封面、目錄共計XX頁，并在總頁數(shù)上蓋上立卷書記員的名章。備考表，每卷應放備考表，放在訴訟材料的最后卷底的前面，以便案件承辦人或檔案人員隨時注明有關(guān)事項。案卷封面的法院名稱（全稱）、案件的年度、審級、案號、案由、當事人等項目由書記員負責填寫。要求字跡端正清楚，保持卷面挺括清潔，不要隨便涂改。民商事案件，一審要寫上判決、調(diào)解、撤訴等結(jié)案方式。結(jié)案日期，按裁判文書最后送達日期填寫。歸檔日期，寫案卷送至檔案室的日期。案卷的保管期限，應根據(jù)《關(guān)于人民法院訴訟保管期限的規(guī)定》填寫（附文件介紹）。
（6）裝訂案卷
案卷的裝訂要牢固整齊，以便于保管和利用，防止文書散失和損壞。具體要求是：
①確定裝訂部位。現(xiàn)在全國法院所使用的司法文書格式都做了統(tǒng)一規(guī)定，案卷封面的裝訂線在卷面上有所標識。如果沒有裝訂標識的，則裝訂線在距案卷左邊2.5厘米，以中眼為準，上眼和下眼與中眼的距離均為8厘米（平時發(fā)生的其他材料，注意養(yǎng)成左側(cè)裝訂的習慣）。
②理齊案卷材料。裝訂的案卷，要求在紙張的長度和寬度一致的前提下（A4紙），達到右邊齊、下邊齊。
③案卷厚度不超過2厘米，頁數(shù)不超過200頁。
④卷底貼封紙，加蓋書記員名章。案卷裝訂完畢，在卷底三眼線上貼上封紙，蓋住線繩，在封紙與卷宗紙的騎縫處，蓋上書記員名章。
二、訴訟卷宗的歸檔
書記員在完成立卷工作后，應及時將案卷移交檔案室 ，這就是歸檔。為了提高訴訟文書立卷歸檔質(zhì)量，書記員在立好卷歸檔前，應經(jīng)承辦該案的法官檢驗，法官檢驗的內(nèi)容為：
（一）卷面案號、原被告與裁判文書是否一致；材料是否收集齊全；無關(guān)材料是否剔除。
（二）材料制作手續(xù)是否完備，如筆錄是否清晰無錯漏，制作時間、地點、當事人姓名是否填寫清楚；當事人、審判員、書記員是否簽名。
（三）法律文書原本、正本核對無異。
（四）訴訟文書排列正確，頁數(shù)編號無誤。
（五）根據(jù)《關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》，對案卷提出保管期限的意見。要注意防止出現(xiàn)書記員代審判員檢驗卷宗。卷宗檢驗人的簽名一定由檢驗卷宗的審判員親自簽名。卷宗檢驗完畢后，書記員還要填好案件卷宗歸檔表，交庭長審核后將案卷移送檔案室。
訴訟卷宗在立卷和歸檔這個環(huán)節(jié)上，一定要杜絕出現(xiàn)超期歸檔的現(xiàn)象，一定要在案件報結(jié)日期后的一個月內(nèi)歸檔。
第六節(jié) 附 件
附件：最高人民法院《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》（法[辦]發(fā)[1991]46號 1991年12月24日，略）
作者單位：湖南省長沙市芙蓉區(qū)人民法院
通訊地址：長沙市芙蓉區(qū)嘉雨路467號。郵政編碼：410016
聯(lián)系電話：0731-84784810
郵箱：haiyangzhixin-001@163.com
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